Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh 2026: ai bắt buộc, chọn loại nào?

Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Bạn cần chọn loại phù hợp, chuẩn bị thông tin đăng ký và dự trù chi phí.

Hộ kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?

Từ năm 2026, hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng một trong hai loại: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Quy định này nằm trong Nghị định 141/2026/NĐ-CP, cùng nghị định nâng ngưỡng doanh thu chịu thuế lên 1 tỷ đồng.

• Doanh thu trên 1 tỷ đồng: bắt buộc. Hộ đăng ký sử dụng trong 30 ngày kể từ cuối kỳ có doanh thu lũy kế chạm mốc này (Nghị định 68/2026/NĐ-CP).
• Doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống: không bắt buộc, được đăng ký dùng nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu.
• Hộ nhiều địa điểm kinh doanh: dùng chung một mã số thuế của hộ, mỗi hóa đơn ghi mã địa điểm kinh doanh nơi bán.

Căn cứ: Nghị định 141/2026/NĐ-CP; Nghị định 68/2026/NĐ-CP; Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 70/2025/NĐ-CP). Trước đó, từ 01/06/2025, quy định sửa đổi về hóa đơn đã yêu cầu hộ nộp thuế khoán có doanh thu lớn, bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng dùng hóa đơn từ máy tính tiền. Bản gốc Nghị định 68/2026/NĐ-CP ghi “từ” 1 tỷ đồng trở lên, còn các nguồn tóm tắt Nghị định 141/2026/NĐ-CP ghi “trên” 1 tỷ đồng. Nếu doanh thu đúng bằng 1 tỷ đồng, bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý.

Chưa biết hộ mình có vượt mức này không? Đọc hộ kinh doanh doanh thu bao nhiêu phải nộp thuế để biết doanh thu được tính thế nào.

Hai loại hóa đơn điện tử dành cho hộ kinh doanh

Bài gọi tắt hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn có mã, và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn từ máy tính tiền.

Hóa đơn có mã hợp với đơn bán buôn, đơn hàng giá trị lớn và dịch vụ theo hợp đồng. Hóa đơn từ máy tính tiền hợp với tạp hóa, quán ăn, quán cà phê, cửa hàng thời trang, nơi khách nhận hóa đơn in ngay tại quầy. Việc không bắt buộc chữ ký số với hóa đơn từ máy tính tiền theo nhiều hướng dẫn hiện nay; bạn nên hỏi lại nhà cung cấp.

Nhiều hộ dùng cả hai: máy tính tiền cho khách lẻ tại quầy, hóa đơn có mã cho khách doanh nghiệp hoặc đơn bán buôn. Hãy hỏi nhà cung cấp xem phần mềm có hỗ trợ cả hai không. Quán ăn, quán cà phê gần như luôn cần máy tính tiền, xem thêm thuế quán ăn.

Hóa đơn bán hàng hay hóa đơn GTGT?

Hộ kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo tỷ lệ % trên doanh thu (phương pháp trực tiếp) dùng hóa đơn bán hàng. Hộ không dùng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) như doanh nghiệp khấu trừ thuế (Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 70/2025/NĐ-CP)). Khác biệt dễ thấy: hóa đơn bán hàng không có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT riêng.

Hóa đơn bán hàng hợp lệ vẫn là chứng từ để khách hàng doanh nghiệp đưa vào chi phí. Vì vậy, “hộ kinh doanh không xuất được hóa đơn VAT” không có nghĩa là không bán được cho doanh nghiệp.

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Chuẩn bị thông tin hộ: mã số thuế của hộ (hoặc số định danh của chủ hộ), địa chỉ, ngành nghề, tài khoản giao dịch thuế điện tử, email, số điện thoại. Chưa có giấy chứng nhận? Xem đăng ký hộ kinh doanh online.
2. Chọn loại hóa đơn và nhà cung cấp: máy tính tiền nếu bán lẻ, hóa đơn có mã nếu bán cho doanh nghiệp. Nhà cung cấp phải là tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận.
3. Chữ ký số (nếu cần): mua chữ ký số cho hóa đơn có mã. Bạn có thể chọn chữ ký số từ xa trên điện thoại.
4. Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Thường bạn làm ngay trên phần mềm của nhà cung cấp hoặc trên cổng hóa đơn điện tử của ngành thuế.
5. Nhận thông báo chấp nhận qua email. Chỉ bắt đầu xuất hóa đơn sau khi được chấp nhận.
6. Thiết lập mẫu hóa đơn: tên hộ, địa chỉ, mã địa điểm (nếu nhiều điểm), danh mục hàng hóa, giá bán.
7. Xuất thử và hướng dẫn người đứng quầy. Kiểm tra hóa đơn hiện đúng trên cổng tra cứu.

Mẫu tờ khai và thời gian xử lý theo quy định hiện hành; bạn nên kiểm tra lại tại thời điểm đăng ký.

Chi phí cần chuẩn bị

Chi phí khác nhau tùy nhà cung cấp và quy mô, giá cũng thay đổi thường xuyên. Đây là các khoản bạn nên hỏi khi nhận báo giá:

• Phần mềm hoặc gói hóa đơn: tính theo số lượng hóa đơn, theo tháng hoặc theo năm. Một số gói dành cho hộ kinh doanh có ưu đãi giai đoạn đầu.
• Phí khởi tạo, thiết lập (nếu có).
• Chữ ký số: nếu dùng hóa đơn có mã.
• Thiết bị: máy bán hàng, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch. Bạn có thể bắt đầu bằng điện thoại hoặc máy tính sẵn có.
• Kết nối internet ổn định tại điểm bán.

Khi hỏi giá, hãy hỏi kỹ: giới hạn số hóa đơn mỗi gói, phí khi vượt gói, thời hạn lưu trữ, phí gia hạn năm sau, có hỗ trợ kết nối sàn thương mại điện tử không.

Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử thế nào?

Năm tiêu chí nên so sánh:

1. Được cơ quan thuế chấp nhận là tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, máy tính tiền.
2. Hỗ trợ cả hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn có mã nếu bạn bán cả lẻ lẫn buôn.
3. Có ứng dụng điện thoại dễ dùng cho người đứng quầy.
4. Kết nối được phần mềm bán hàng, sàn thương mại điện tử bạn đang dùng (quan trọng với hộ bán hàng online).
5. Hỗ trợ kỹ thuật ngoài giờ hành chính, vì hộ kinh doanh bán cả tối và cuối tuần.

Xuất hóa đơn đúng cách

• Lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Với máy tính tiền, hóa đơn được tạo ngay khi khách thanh toán; khách nhận bản in hoặc mã tra cứu.
• Ghi đúng, đủ: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền. Khách là doanh nghiệp thì ghi tên, mã số thuế, địa chỉ người mua.
• Sai thì điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng thủ tục, không xóa hay tự hủy.
• Nhiều điểm bán: chọn đúng mã địa điểm kinh doanh trên từng hóa đơn.

Hóa đơn điện tử liên quan gì tới thuế phải nộp?

Dữ liệu hóa đơn là bằng chứng doanh thu của hộ. Khi khai thuế quý, doanh thu khai nên khớp với tổng hóa đơn đã xuất cộng doanh thu không xuất hóa đơn (nếu được phép). Ví dụ một tiệm tạp hóa xuất hóa đơn trung bình 125 triệu đồng/tháng, doanh thu năm 1,5 tỷ đồng:

• Thuế GTGT: 12.000.000 đồng/năm.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tỷ lệ doanh thu: 2.500.000 đồng/năm.
• Tổng: 14.500.000 đồng/năm, khoảng 3.625.000 đồng/quý.

Nếu chọn TNCN theo thu nhập, bạn còn cần hóa đơn đầu vào (nhập hàng, thuê mặt bằng, điện nước…) để chứng minh chi phí. Hộ dùng hóa đơn điện tử ở cả đầu ra và đầu vào sẽ dễ so sánh TNCN theo tỷ lệ doanh thu với TNCN theo thu nhập. Xem ví dụ chi tiết tại thuế tạp hóa và bài bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh cần làm gì.

Hạn khai thuế quý và hạn thông báo doanh thu có ở lịch nộp thuế. Toàn bộ thay đổi năm nay có ở thuế 2026 có gì mới.

Thông tin mang tính tham khảo, theo quy định hiệu lực ngày 17/10/2026.